10 outils pour bien organiser son travail

article mis à jour le 30 mars 2020

Marre de procrastiner ? Besoin d’être plus productif ? Aujourd’hui, je vous propose 10 outils pour :

  • mieux organiser votre temps de travail,
  • bien gérer vos tâches pour ne plus être débordé.e,
  • vous retrouvez dans toutes ces notes et ces post-it qui s’entassent.

Organiser son temps

Papier/crayon : le Bullet Journal

Si vous êtes adepte du papier/crayon, le Bullet Journal (« bujo » pour les intimes) saura vous satisfaire. Le Bullet Journal c’est le petit frère du traditionnel journal de bord. Son principe est sensiblement le même : y écrire les évènements à venir et les tâches à accomplir.

Ce qu’il a de plus que son grand frère ? Eh bien, c’est son extrême personnalisation. Le Bullet Journal c’est un cahier entièrement blanc. Tout y est fait à la main : les pages des mois, les pages des jours, etc. Si cela peut paraitre chronophage à première vue, un Bullet Journal prend moins d’une heure à créer et seulement quelques minutes par jour par la suite.

Le Bullet Journal est simple et très personnalisable

L’avantage de cette grande personnalisation, c’est que tout est fait sur mesure et colle parfaitement avec vos besoins et votre personnalité. A cela, il ne faut pas oublier les fameuses « clés » du Bullet Journal : de petits symboles permettant de distinguer facilement les différentes entrées (tâches en cours/accomplies, événements, notes personnelles, etc.). Cerise sur le gâteau, le journal devient vite très personnel et apporte une petite bouffée de plaisir au travail. De quoi gagner en positivité.

Vous trouverez un guide très complet pour créer votre Bullet Journal sur le site de Canva.

Le Bullet Journal utilise des clefs pour organiser les tâches de manière visuelle

A l’ancienne : le Journal de Bord

Plus traditionnel mais toujours aussi efficace, le journal de bord peut vous changer la vie. C’est un grand agenda, souvent format A4, où vous pourrez tout consigner soigneusement : vos rendez-vous, vos réunions, les tâches à faire sur la journée et plein d’autres choses.

Son gros avantage est sa facilité d’utilisation. Vous le trouverez aisément en papèterie et sinon un simple agenda grand format fera parfaitement l’affaire. Pour l’utiliser il suffira d’un crayon.

Notez-y tous les événements importants, au fur et à mesure que vous les apprenez. Ajoutez-y les tâches à accomplir, chaque jour pour le lendemain. Un excellent moyen de se libérer l’esprit et de lâcher le stress avant de quitter le travail ! En même temps, vous vous remettez à jour en toute simplicité sur ce que vous devrez accomplir le lendemain.

Côté digital : iCal et GoogleCalendar

iCal et GoogleCalendar se présentent tous deux comme un calendrier personnalisable. Vous pourrez les synchroniser facilement entre différentes plateformes (téléphone, tablette, pc, …). De quoi ne jamais perdre de vue son organisation.

Ces deux outils ont l’avantage sur leurs compères manuscrits qu’ils sont très visuels. Ils permettent d’un seul clic d’avoir une vue d’ensemble d’une journée, d’une semaine, d’un mois, comme d’une année. Un autre atout demeure incontestablement la possibilité de planifier des alertes, afin de ne jamais oublier les évènements importants.

Les calendriers électroniques ont le grand avantage d’être multiplateformes

Gérer ses tâches

Les ToDo-lists améliorées : Todoist, Any.DO et Wunderlist

Si vous n’êtes pas fan des calendriers et autres agendas, la traditionnelle liste de tâche (To-Do list chez nos amis anglophones) vous siéra certainement mieux. Elle permet de s’organiser au jour le jour rapidement et en toute simplicité.

Vous aimez les petites applis pratiques ? En voici trois : Todois, Any.DO et Wunderlist. Toutes sont des applications légères et multiplateformes. Toutes ont leurs avantages. Il ne vous reste qu’à choisir celle qui vous convient le mieux.

Todoist est certainement le plus léger et le plus rapide. Son petit plus est le système Karma qui récompense vos exploits par des points (voir l’image ci-dessous). Un mini serious-game qui ajoute un peu de plaisir et de motivation au travail.

Le système Karma de Todoist est un bon exemple de gamification

Wunderlist est certes plus lourd et moins épuré, mais également plus puissant. S’il prend en charge le langage naturel comme Todoist, il le fait de manière personnalisable. De plus, il possède de nombreuses fonctionnalités utiles, comme ajouter des commentaires ou joindre des fichiers. Il se combine bien à d’autres applications comme Slack ou Dropbox.

Any.DO est très populaire et son allure minimaliste est vraiment appréciable. Pratique et performant, sa prise en main est peut-être un peu plus difficile que ces concurrents. Mais une fois maitrisé, Any.DO dévoile toute sa légèreté.

Simple et efficace : Trello

Trello permet de ranger les tâches à accomplir en trois grandes catégories : A faire, En cours et Terminé. Notez l’ensemble des tâches à accomplir pour mener à bien votre projet, puis glissez-les simplement d’une catégorie à l’autre. C’est simple et efficace !

Mais Trello va plus loin. Il est possible de personnalité les trois grandes catégories et d’en ajouter d’autres pour l’adapter à nos besoins. En plus, il est adapté au travail en équipe et il est possible de l’associer à d’autres outils comme Dropbox, Drive, Slack ou Evernote.

Trello est un outils très facile à prendre en main, en plus d’être très visuel.

Centraliser ses notes

Marre des post-its et des notes prises sur des feuilles volantes ? Voici quelques solutions pour vous aider à centraliser vos notes et les retrouver facilement.

Pratique : le carnet de note

Celui-là est un classique, mais il reste pratique et efficace. Il consiste simplement en petit carnet de note, dans lequel vous rassemblerez vos notes et idées.

Procurez-vous un simple carnet, comme on peut en trouver dans toutes les papeteries. Préférez un petit format pour pouvoir le transporter facilement, car il faudra toujours l’avoir avec vous. Gardez 2-3 pages au début du carnet pour servir de sommaire et numérotez les pages suivantes, si ce n’est pas déjà le cas.

Plutôt que d’écrire une note sur un papier volant, faites-le systématiquement dans ce carnet. Pensez un ajouter un titre à chaque note, même petite. Ajouter la date du jour pourra également servir sur le long terme. Une fois la note prise, ajouter une entrée au sommaire, en y inscrivant la page et le titre. Cela vous permettra de la retrouver plus facilement.

Si vous assistez régulièrement à des formations, des séminaires ou des conférences, vous pouvez utilisez le même carnet pour vos prises de note. Pour ne pas mélanger ces dernières avec vos autres notes, vous pouvez prendre le carnet à l’envers. Retournez-le sur un axe perpendiculaire à la reliure (le haut vers le bas) et commencez à écrire comme vous le feriez normalement.

Efficace : Evernote

De manière dématérialisée et multiplateforme, on trouve Evernote. L’outil permet de créer et d’organiser ses notes facilement. Il est possible de les agencer en catégories (par projet par exemple) et de les partager à des collaborateur.rice.s. Evernote comporte une fonction “recherche” pour retrouver ses notes très rapidement.

Evernote permet de prendre et de ranger ses notes sur plusieurs plateformes.

Evernote comporte une version gratuite, satisfaisante mais assez limitée. Ses fonctionnalités peuvent être étendues par la souscription à un compte premium.

Open-source et crypté : Turtl

Turtl est un équivalent open-source d’Evernote. Il permet également de prendre des notes facilement, de les organiser et de les partager. Son principal avantage est d’être crypté afin de protéger vos données

Turtl est un logiciel efficace, open-source et cryptée pour la prise de note.

Comme Evernote, Turtl propose une version gratuite et des versions premium. La version gratuite est très complète et contentera amplement la plupart des utilisateur.rice.s

Conclusion

Il existe de nombreux outils à même de nous rendre plus productif.ve.s au quotidien, que ce soit seul.e ou en équipe. Beaucoup sont informatisés, mais le traditionnel papier/crayon conserve ses aficionados avec le Bullet Journal, l’agenda et le carnet de note.

Tous sont intéressants d’une manière ou d’une autre, et tous ont leurs avantages et leurs inconvénients. C’est à vous de trouver celui ou ceux qui s’accorde.nt le mieux avec vos besoins. Pour cela, n’hésitez pas à les tester et à en discuter avec vos ami.e.s et vos collègues. Ils auront certainement de bonnes idées à vous partager. De quoi arrêter définitivement de procrastiner et dompter son travail avec motivation !

Conflit d’intérêt

L’auteur ne déclare aucun conflit d’intérêt. Les outils présentés ici le sont selon son opinion personnelle et sans lien avec des sponsors ou toute autre forme de financement de la part des entreprises concernées.

image de couverture : Pixabay