8 outils gratuits pour bien organiser son travail

Marre de procrastiner ? Besoin d’être plus productif ? LaborAgora vous offre 7 outils, tous gratuits, rien que pour vous. Ensemble voyons comment mieux organiser son temps de travail, bien gérer ses tâches pour ne plus être débordé et s’y retrouver dans toutes ces notes et ces post-it qui s’entassent. Faisons un petit tour d’horizon.

Organiser son temps

A la mode : le Bullet Journal

Si vous êtes adepte du papier/crayon, le Bullet Journal (« bujo » pour les intimes) saura vous satisfaire. Le Bullet Journal c’est le petit frère du traditionnel journal de bord (voir plus bas). Son principe est sensiblement le même : écrivez-y les évènements à venir et les tâches à accomplir.

Ce qu’il a de plus que son grand frère ? Eh bien, c’est son extrême personnalisation. Le Bullet Journal c’est un cahier entièrement blanc. Tout y est fait à la main : les pages des mois, les pages des jours, etc. Si cela peut paraitre chronophage à première vue, un Bullet Journal prend moins d’une heure à créer et seulement quelques minutes par jour par la suite.

Un exemple de Bullet Journal

L’avantage de cette grande personnalisation, c’est que tout est fait sur mesure et colle parfaitement avec vos besoins et votre personnalité. A cela, il ne faut pas oublier les fameuses « clefs » du Bullet Journal : de petits symboles permettant de distinguer facilement les différentes entrées (tâches en cours/accomplies, événements, notes personnelles, etc.). Cerise sur le gâteau, le journal devient vite très personnel et apporte une petite bouffée de plaisir au travail. De quoi gagner en positivité.

Un exemple de clefs de Bullet Journal

Le petit dernier : le M3 Journal

A peine sorti de la tête d’un jeune français, Damien Cozette, le M3 Journal (pour Méthode 3 Journal ; la page Ulule du projet) fait déjà parler de lui. S’il reprend les bonnes idées du Bullet Journal, le M3 Journal va plus loin.

Ce tout nouvel outil aide à fixer un objectif concret et qui vous tient à cœur, puis de le réaliser en moins de trois mois. Pour y parvenir, la Méthode 3 vous guidera dans le découpage de votre objectif en plusieurs étapes hebdomadaires, puis journalières (voir l’image ci-dessous). Vous saurez alors exactement ce que vous avez à faire chaque jour pour atteindre votre but (voir Des motivations et des buts de Yann Marchat). Le tout sera ponctué de bilans réguliers. Ils permettront à la fois de mieux connaitre sa façon de travailler et de s’améliorer, mais apporteront surtout une bonne dose de motivation devant le travail accompli. Un dernier point sur le M3 Journal est qu’il incite vivement à agir de manière collective avec les personnes qui partagent le même objectif que vous.

Méthode 3 : l'organisation jour par jour

Si par de nombreux aspects, le M3 rappelle le Bullet Journal, sa philosophie est différente. Là où le Bujo permet de s’organiser au jour le jour, le M3 vise un objectif concret à long terme. Il est plutôt prévu pour le travail d’une petite équipe (2 à 6 personnes). Ces caractéristiques en font un outil de choix pour les startups. En découpant l’objectif en petites étapes concrète et en les organisant par semaine et par jour, le M3 boostera la productivité de l’équipe. De quoi ne jamais perdre de vu son objectif, mais plutôt le surmonter avec énergie et motivation !

Côté digital : iCal et GoogleCalendar

iCal et GoogleCalendar se présentent tous deux comme un calendrier personnalisable (voir l’image ci-dessous). Vous pourrez les synchroniser facilement entre différentes plateformes (téléphone, tablette, pc, …). De quoi ne jamais perdre de vue son organisation.

Ces deux outils ont l’avantage sur leurs compères manuscrits qu’ils sont très visuels. Ils permettent d’un seul clic d’avoir une vue d’ensemble d’une journée, d’une semaine, d’un mois, comme d’une année. Un autre atout demeure incontestablement la possibilité de planifier des alertes, afin de ne jamais oublier les évènements importants.

Google Calendar : tout son travail, d'un seul coup d'oeil

A l’ancienne : le Journal de Bord

Plus traditionnel mais toujours aussi efficace, le journal de bord peut vous changer la vie. C’est un grand agenda, souvent format A4, où vous pourrez tout consigner soigneusement : vos rendez-vous, vos réunions, les tâches à faire sur la journée et plein d’autres choses.

Son gros avantage est sa facilité d’utilisation. Vous le trouverez aisément en papèterie et sinon un simple agenda grand format fera parfaitement l’affaire. Pour l’utiliser il suffira d’un crayon.

Notez-y tous les événements importants, au fur et à mesure que vous les apprenez. Ajoutez-y les tâches à accomplir, chaque jour pour le lendemain. Un excellent moyen de se libérer l’esprit et de lâcher le stress avant de quitter le travail ! En même temps, vous vous remettez à jour en toute simplicité sur ce que vous devrez accomplir le lendemain.

Gérer ses tâches : Todoist, Any.DO et Wunderlist

Si vous n’êtes pas fan des calendriers et autres agendas, la traditionnelle liste de tâche (To-Do list chez nos amis anglophones) vous siéra certainement mieux. Elle permet de s’organiser au jour le jour rapidement et en toute simplicité.

Vous aimez les petites applis pratiques ? En voici trois : Todois, Any.DO et Wunderlist. Toutes sont des applications légères et multiplateformes. Toutes ont leurs avantages. Il ne vous reste qu’à choisir celle qui vous convient le mieux.

Pour vous aider, Todoist est certainement le plus léger et le plus rapide. Son petit plus est le système Karma qui récompense vos exploits par des points (voir l’image ci-dessous). Un mini serious-game qui ajoute un peu de plaisir et de motivation au travail (voir Faire jouer ses salariés ? de Benjamin Pastorelli).

Le Karma de Todoist : un outils de motivation

Wunderlist est certes plus lourd et moins épuré, mais également plus puissant. S’il prend en charge le langage naturel comme Todoist, il le fait de manière personnalisable. De plus, il possède de nombreuses fonctionnalités utiles, comme ajouter des commentaires ou joindre des fichiers. Il se combine bien à d’autres applications comme Slack ou Dropbox.

Any.DO est très populaire et son allure minimaliste est vraiment appréciable. Pratique et performant, sa prise en main est peut-être un peu plus difficile que ces concurrents. Mais une fois maitrisé, Any.DO dévoile toute sa légèreté.

Conclusion

Il existe de nombreux petits outils à même de nous rendre plus productifs au jour le jour, que ce soit seul ou en équipe. Beaucoup sont informatisés, mais le traditionnel papier/crayon revient à la mode avec le Bullet Journal et le M3 Journal.

Tous sont intéressants d’une manière ou d’une autre, et tous ont leurs avantages et leurs inconvénients. C’est à vous de trouver celui ou ceux qui s’accorde(nt) le mieux avec vos besoins. Pour cela, n’hésitez pas à les tester et à en discuter avec vos amis et vos collègues. Ils auront certainement de bonnes idées. De quoi arrêter définitivement de procrastiner et dompter son travail avec motivation !

Aller plus loin

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